Pengenalan Microsoft Excel 2013

            Kita semua tentu sudah tidak asing lagi dengan “Microsoft Excel”, ya benar, software pengolahan data yang sering kita gunakan secara umum untuk membuat data absen, nilai, dan laporan keuangan ini, sudah banyak pengunanya, baik itu sekelas professional ataupun sekelas pemula (seperti saya). Microsoft Excel merupakan bagian dari Microsoft Office. Perusahaan Microsoft , sudah meluncurkan beberapa versi Microsoft Office, yaitu 2003, 2007, 2010, 2013 dan yang paling terbaru adalah Microsoft Office 2016. Kali ini saya akan mengenalkan Microsoft Office Excel 2013.

Saya akan membahas mengenai: Apa itu Microsoft Excel dan Bagaimana cara berkerja dengan software tersebut, tentunya hanya pengenalan dasar saja. Oke langsung saja.Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang dapat digunakan untuk mengorganisir, menghitung, menyediakan serta menganalisa data-data dan mempresentasikannya ke dalam grafik atau diagram.

Kemudahan lain yang ditawarkan program ini adalah terintegrasinya program Microsoft Excel dengan program aplikasi windows yang lain (seperti Microsoft Access, Microsoft Word). Pada saat anda membuka Microsoft Excel maka terdapat buku kerja (Workbook) yang siap digunakan yang didalamnya terdapat beberapa lembar kerja (worksheet). 

Lembar kerja dalam Microsoft Excel dalam satu sheet terdiri dari 256 kolom (columns)  dan 65536 baris (rows). Kolom ditampilkan dengan tanda huruf A, B, C dan berakhir pada kolom IV. Sedangkan baris dilambangkan dengan bentuk angka 1, 2, 3 dan berakhir pada 65536. Perpotongan antara baris dan kolom disebut sel (cell), misal, pada perpotongan kolom A dengan baris ke 4 disebut sel A4. Lalu sel yang bergaris tebal menandakan bahwa sel tersebut dalam keadaan aktif. ­­­

1. Menu pada Microsoft Excel 2013

a)      Menu Bar
Menu Bar berguna untuk menjalankan suatu perintah. Menu bar pada Microsoft Excel antara lain :

1.      File

2.      Home

3.      Insert

4.      Page layout

5.      Formulas

6.      Data

7.      Review

8.      View

b)      Status Bar
Status Bar memiliki dua area utama, Message Area pada bagian kiri, dan kotak indikator pada bagian kanan. Ready merupakan  pertanda bahwa Excel siap menerima perintah.

c)      Title Bar
Title bar adalah bagian yang berada paling atas lembar Excel. Dalam title bar terdapat beberapa komponen, antara lain :

Ø  Icon Control Menu

Ø  Restore, untuk mengatur ukuran layar dalam ukuran yang  relatif.

Ø  Move, untuk memindahkan posisi layar jendela ke posisi lain.

Ø  Size, mengatur ukuran layar jendela Excel.

Ø  Minimize, menampilkan jendela Excel ke ukuran minimal dalam bentuk icon.

Ø  Maximize, menampilkan jendela Excel ke ukuran maksimal, yaitu memnuhi layar.

Ø  Close, untuk keluar dari aplikasi Excel.

d)     Formula Bar (Baris Rumus)
Berfungsi untuk memasukkan, memperbaiki, dan juga dapat menampilkan data atau rumus pada sel yang sedang aktif. Untuk memperbaiki data atau rumus adalah dengan cara mengklik cell atau menekan tombol F2.

e)      Petunjuk Sel (Cell Pointer)
Berfungsi memindahkan penunjuk sel ke posisi yang baru dapat digunakan bantuan mouse dan keyboard. Dengan mouse kita dapat leluasa memindahkan posisi penunjuk sel dengan mengarahkan pointer ke sel yang dituju. Sedangkan bila menggunakan keyboard langkah yang harus ditempuh sebagai berikut :

apabila posisi sel berada diluar tampilan jendela, maka kita dapat menggunakan fasilitas scrollbar, baik yang vertikal maupun yang horisontal untuk menjangkau sel yang diinginkan.

 2. Membuat file baru, Menyimpan dan Membuka File

A. Membuka Workbook Baru

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Ø  Pilih menu File – New (Ctrl+N) atau klik icon lembar kosong pojok kiri atas pada toolbar.

Ø  Jika ingin membuka workbook yang telah disusun dengan format tertentu bisa menggunakan tab Spreadsheet Solutions atau Bussiness Planner Template.

Ø  Pilih format yang diinginkan dengan mengklik pada file yang ditampilkan, dan lihat contoh tampilannya pada Preview.

Ø  Setelah menentukan file yang dimaksud klik OK dan lihat hasilnya!

B. Menyimpan Buku Kerja (Workbook)

Ø  Pilih menu File – Save (Ctrl+S)

Ø  Pada kotak dialog      Save In, tentukan tempat yang dipakai untuk menyimpan.

Ø  Pada kotak isian, ketikkan nama file

Ø  Klik ikon save  
                    

C.  Membuka File

a.       Pilih menu File – open (ctrl+o)

`

b. Klik file yang ingin dibuka

3. Formula Dasar pada Microsoft Office Excel 2013

Fungsi formula dasar adalah untuk melakukan penghitungan terhadap data yang ada di Microsoft Office Excel 2013. Setiap penggunaan formula dasar, kita harus mengawalinya dengan tanda sama dengan (=). Tanda sama dengan (=) dimaksudkan untuk mengawali sebuah fungsi di Microsoft Office Excel 2013. Yang perlu diperhatikan adalah alamat dari data tersebut, jika salah mengetikkan alamatnya, maka data tersebut akan bernilai salah (#VALUE). Fungsi-fungsi dasar tersebut antara lain

a.      Aritmatika Dasar : Fungsi penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian (/).

b.      SUM: Berfungsi untuk menjumlahkan data.

Terdapat sebuah data Barang yang terdiri dari Spidol, Penghapus, Penggaris, Pensil, dan Buku Tulis.Masing-masing barang tersebut memiliki jumlah yang tidak sama dengan barang yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari berapa jumlah barang secara keseluruhan, kita dapat menggunakan rumus SUM. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C6 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui keseluruhan jumlahnya.

c.       MIN: Berfungsi untuk mencari nilai terendah dari kumpulan data.

Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai terendah dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MIN. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai terendahnya.

d.      MAX: Berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dari kumpulan data.

Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai tertinggi dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MAX. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai tertingginya.

           

e.       AVERAGE: Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari kumpulan data.

Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai rata-rata dari semua nilai adalah menggunakan fungsi AVERAGE. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai rata-ratanya.

Untuk membatasi adanya angka dibelakang koma (,) , kita dapat mengaturnya di format cell dengan meng-klik kanan tepat dikolom mana yang akan kita atur. Selanjutnya pilih tab Number dan pilih Category Number. Silahkan atur dikolom Decimal Places, sesuai dengan keinginan.

f.        COUNT: Berfungsi untuk menghitung banyaknya data.

Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari jumlah mahasiswa jika kita menghitung dari jumlah nilainya adalah menggunakan fungsi COUNT. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah jumlah mahasiswanya.

g.      CONCATENATE : Berfungsi untuk menggabungkan data antar kolom.

Untuk menggabungkan data pada kolom Subjek dan Domain, maka diperlukan fungsi CONCATENATE untuk menggabungkannya. 

4. ALAMAT ABSOLUT

 Fungsi Absolute digunakan untuk mengunci posisi kolom dan baris. Fungsi ini ditandai dengan adanya tanda $ yang berada di depan Kolom dan di depan Baris. Ada 2 fungsi yang dapat digunakan, yaitu Absolut dan Semi Absolut. 

a. Alamat Absolut

Terdapat sebuah data Barang yang terdiri atas Nama Barang, Harga Satuan, dan Total Harga. Setiap barang dibeli sebanyak 2 item, sehingga setiap Harga Satuan Barang dikalikan 2 untuk mendapatkan Total Harga. Agar mempermudah proses perhitungan, kita ketikkan sebuah angka 2 sebagai master dari perkalian tersebut. Jadi setiap Harga Satuan akan dikalikan dengan angka 2 yang terletak di kolom B11. Agar tidak berubah-ubah, kita diharuskan menambahkan simbol Dollar ($) sebelum huruf B ($B = fungsi $ untuk mengunci kolom B) dan sebelum angka 11 ($11 = fungsi $ untuk mengunci baris ke-11). Sehingga didapatkan hasil dari perkalian tersebut. 

b. Alamat Semi Absolute

   Ingatkah kalian dengan table perkalian??? Pertama, kita buat sebuah tabel perkalian dengan komposisi seperti gambar diatas. Sebagai permulaan, coba cari jawaban dari perkalian silang 1 x 1 , maka akan diketahui rumus fungsi B1*A2. Kemudian coba lagi dengan perkalian silang antara 2 x 2 , maka akan diketahui rumus fungsi C1*A3. Setelah itu, coba lihat lagi dengan detail, apa perbedaan dari 2 rumus fungsi tersebut.

   Perbedaan pada rumus tersebut terletak pada salah satu alamat cell-nya, akan tetapi alamat cell tersebut juga memiliki kesamaan. Dari perbedaan dan persamaan itulah, kita dapat menggunakan rumus fungsi Semi Absolut untuk mempercepat penghitungan tabel perkalian tersebut.

                  Rumus fungsi Semi Absolut digunakan untuk mengunci salah satu kolom atau baris pada suatu alamat cell. Sebagai contoh :

•       $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10.

•       C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9.

Untuk penerapannya, rumus fungsi yang pertama B1*A2 ditambahkan $ didepan angka 1 dan didepan huruf A menjadi B$1*$A2. Kemudian kita dapat mencoba untuk menggeser (drag) mouse ke bawah lalu kesamping seperti pada gambar berikut.

5. FUNGSI LOGIKA

Operasi Rasional

Berikut ini adalah daftar operasi rasional yang sering digunakan dalam fungsi logika.

Operasi	Pengertian
>	Lebih Besar
<	Lebih Kecil
>=	Lebih Besar atau Sama Dengan
<=	Lebih Kecil atau Sama Dengan
<>	Tidak Sama Dengan

Macam Fungsi Logika

Berikut ini adalah macam-macam fungsi logika yang sering digunakan.

Fungsi Logika	Pengertian
Fungsi NOT	Suatu fungsi yang digunakan untuk membalik suatu nilai logika. Sintaks: =OR(Logical)
Fungsi AND	Suatu fungsi yang apabila salah satu pernyataan bernilai S (Salah), maka pernyataan kombinasinya juga akan bernilai S (Salah).  Sintaks:  =AND(Logical1,Logical2, …) Jadi tidak hanya terbatas dengan dua syarat (logical) saja, melainkan bisa lebih banyak.
Fungsi OR	Suatu fungsi yang apabila salah satu pernyataan bernilai B (Benar), maka pernyataan kombinasinya juga akan bernilai B (Benar).  Sintaks:  =OR(Logical1,Logical2, …) Jadi tidak hanya terbatas dua syarat (logical) saja, melainkan bisa lebih banyak.
Fungsi IF	Suatu fungsi yang digunakan jika ada pertalian/ hubungan sebab dan akibat atau ada persyaratan yang harus dipenuhi. Sintaks:
	=IF(Logical Test;True;False)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Logika Ganda

Berikut ini adalah penggabungan antara Fungi Logika IF dengan Fungsi Logika AND; dan penggabungan antara Fungi Logika IF dengan Fungsi Logika OR.

Rumus Logika IF dengan AND	Rumus Logika IF dengan OR
Sintaks: =IF(AND(Logicall;Logical2);True;False) Arti: Jika Logical1 dan Logical2 keduanya benar, maka nilai yang diambil adalah True. Nilai yang akan diambil untuk selain itu adalah False.	Sintaks: =IF(OR(Logicall;Logical2);True;False) Arti: Jika Logical1 atau Logical2 bernilai benar, maka nilai yang diambil adalah True. Nilai yang akan diambil untuk selain itu adalah False.

Contoh1:

Tentunya kalian pernah mengetahui tentang taman rekreasi yang ada di Indonesia yaitu Taman Mini Indonesia Indah (TMII). Sistem pembayaran karcis yang ada di tempat rekreasi tersebut memiliki syarat antara lain:

1.    Jika umur pengunjung <= 7 tahun makan dikategorikan sebagai jenjang usia anak-anak. Sedangkan jika umur pengunjung > 7 tahun makan dikategorikan sebagai jenjang usia dewasa.

2.    Biaya karcis jika jenjang usia anak-anak, adalah Rp.5.000,-. Sedangkan Jika jika jenjang usia dewasa, adalah Rp.10.000,-.

Tentukanlah jenjang usia pengunjung dan biaya karcis pengunjung, apabila dua persyaratan berikut harus dipenuhi!

  Kisi-kisi:

•      =IF(D5<=7;"Anak-anak";"Dewasa") atau =IF(D5>7;"Dewasa";"Anak-anak")

•      =IF(D5<=7;5000;10000) atau =IF(D5>7;10000;5000)

Contoh2:

Hasil ujian seorang mahasiswa ditentukan oleh nilai teori dan nilai prakteknya sebagai berikut. 

1.      Mahasiswa dinyatakan lulus jika kedua nilainya >= 55 (nilai teori >= 55 DAN nilai praktek >= 55). 

2.      Mahasiswa dinyatakan lulus jika salah satu nilainya >= 55. (nilai teori >= 55 ATAU nilai praktek >= 55). 

Tentukan hasil ujian untuk setiap mahasiswa menurut masing-masing persyaratan tersebut!

Kisi-kisi:

•      =IF(AND(D5>=60;E5>=60);”Lulus”;”Gagal”)

•      =IF(OR(D5>=60;E5>=60);”Lulus”;”Gagal”)\

             

6. FUNGSI BACA DATA

Fungsi baca data adalah fungsi pencarian dan rujukan (lookup) yang dipakai untuk mencari data dengan menunjuk ke suatu lokasi. Lokasi rujukan bisa berupa range dalam bentuk tabel.

Fungsi VLOOKUP

Dipakai untuk mencari suatu nilai pada kolom paling kiri suatu tabel dan mengambil nilai kolom lain yang ditentukan pada baris yang sama.

Sintaks:

=VLOOKUP(Lookup_Value;Table_Array;Col_Index_Num;[Range_Lookup])

Fungsi HLOOKUP

Dipakai untuk mencari suatu nilai pada baris paling atas suatu tabel dan mengambil nilai baris lain yang ditentukan pada kolom yang sama.

Sintaks:

=HLOOKUP(Lookup_Value;Table_Array;Col_Index_Num;[Range_Lookup])

Ket:

Lookup_Value	Dapat berupa isi sel atau nilai yang diketik
Table_Array	Tabel yang dipakai sebagai rujukan pencarian
Col_Index_Num	Menunjukkan kolom beberapa yang nilainya akan diambil
Range_Lookup	Dapat dikosongkan atau diisi “True” jika tabel disusun terurut dan pencarian diartikan sama dengan atau lebih kecil, jika diisi “False” maka tabel tidak harus terurut dan pencarian diartikan sebagai “yang sama persis”

             

Contoh:

Seorang dosen ingin menentukan grades mahasiswa-mahasiswanya. Dosen ini sudah memiliki data antara lain sebagai berikut:

ATAU

7. INSERT GRAFIK, GAMBAR DAN TABEL

A. GRAFIK

Grafik biasa dipakai untuk menampilkan komposisi data secara visual, menggunakan gambar atau simbol tertentu, sehingga mempermudah pemahaman dan pengertian tentang data secara menyeluruh. Membuat grafik

Buatlah tabel seperti di bawah ini :

·         Pilih menu Insert 

1.      lalu Chart atau klik .

2.      Tentukan tipe grafik yang diinginkan. Anda dapat menggunakan tab standart atau tab custom types jika ingin tipe yang lainnya.

       

3.      Klik OK

B. GAMBAR

Pilih menu Insert 

 lalu pilih Picture atau Online Pictures 

             

C. TABEL

Pilih menu Insert-Table

Tunggu hingga muncul dialog seperti di bawah ini

D. FORMAT KARAKTER

1.      LEFT (Mengambil Karakter Kiri)

Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars).

2.      MID (Mengambil Karakter Tengah)

Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =MID(text,start_num,num_chars)

3.      RIGHT (Mengambil Karakter Kanan)

Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =RIGHT(text,num_chars)

4.      DATA SORT (Mengurutkan Data) Langkah mengurutkan suatu data adalah :

1.   Blok seluruh data yang ingin diurutkan

2.   Pilih tab Data – klik icon Sort  ,

3.   Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar)

4.   Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil)

5.   Ok

5.      DATA FILTER (Menyaring Data) 
      1. Langkah menyaring suatu data adalah :

2.   Blok seluruh data dalam tabel

3.   Pilih tab Data –Klik icon Filter  

4.   Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter

9. MENCETAK FILE

a.   TATANAN HALAMAN          
Mengatur Halaman

Untuk menngatur cara percetakan pada halaman, lakukanlah langkah-langkah berikut :

1.      Pilih menu Page Layout

2.      Pada kelompok Orientation, kita dapat memilih Potrait atau Landscape.

3.      Pada kelompok scaling kita dapat Adjust to untuk menentukan ukuran percetakan sehingga hasil terhadap ukuran normal, dan pilihan Fit to untuk mengatur ukuran percetakan sehingga hasil percetakan dapat tertampung pada sejumlah pada sejumlah halaman yang ditentukan.

4.      Pada pilihan Paper size kita dapat menentukan ukuran kertas yang dipakai.

5.      Margin untuk menentukan jarak cetakan dari batas kertas.

·         Mengatur percetakan lembar kerja

1.      Pilih menu File lalu Page setup.

2.      Pilih Sheet sehingga muncul tampilan seperti berikut.

Print area	: menentukan area yang dicetak.
Print titles	: menentukan judul yang tercetak tiap halaman.
Rows to repeat at top	: untuk menentukan beberapa baris yang akan tercetak pada bagian paling atas pada tiap halaman.
Columns to repeat at left	: menentukan beberapa kolom yang akan tercetak pada bagian paling kiri tiap halaman.
Gridlines	: untuk mencetak garis grid(pembatas sel).
Row and column headings	: untuk mencetak nomor baris dan nomor kolom.
Draft quality	: untuk mencetak dalam kualitas draft.
Page order	: untuk menentukan arah pemisahan halaman
Header/footer	: adalah untuk menentukan bagian margin atas bawah tiap halaman.

b.    LINK

Untuk membuat suatu link pada excel, ikuti langkah – langkah di bawah ini :

1.   sorot sel yang akan di link apabila itu suatu teks, atau sisipkan shape, clipart, chart atau yang lain untuk di link. 

2.      Pilih Menu Insert - hyperlink , maka akan tampil seperti di bawah ini:

3.      Terdapat empat pilihan untuk link, yaitu: 

1)      existing File or web page : berfungsi untuk melink-kan ke situs internet.

2)      Place in this Document : untuk melink-kan di worksheet excel saja ( Misal di sheet 1, sheet 2 atau sheet 3, dll).

3)      create new document : untuk melink-kan pada lembar kerja baru. 4) d.E-mail Address : untuk melink-kan pada e-mail.

4.      Klik Ok. Apabila link berupa teks, maka teks tersebut akan berubah warna menjadi biru dan bergaris bawah.

c.   MEMBUAT EQUATION

1.      Klik menu Insert – Equation, maka akan tampil kotak dialog seperti ini :

2.      Akan muncul kotak equation dan ketikkan rumus yang akan dibuat.

3.      Untuk mengakhiri equation, sorot kursor di sembarang sel.

4.      Untuk mengeditnya, double klik pada kotak yang memuat rumus tersebut.